Case Study mit Billomat

Wie aus einem Problem die KI Lösung für alle wurde

Billomat

„Wir schaffen eine Welt, in der Buchhaltung Spaß macht, weil sie unkompliziert, schnell und automatisiert ist.“

Das Team von Billomat weiß, dass nicht alle Buchhaltung lieben wie sie. Deswegen haben sie eine Software entwickelt, mit der Buchhaltung Spaß macht. Billomats Motto macht klar: Buchhaltung muss nicht kompliziert sein. Mit der einfachen und übersichtlichen Buchhaltungssoftware ermöglicht Billomat seinen Kunden das Maximum an Flexibilität und Komfort.

Die Ausgangssituation

2007 wurde Billomat als einfache Cloud-Rechnungslösung gegründet. Die Software wurde immer weiterentwickelt und hat sich auf dem Markt etabliert. 2022 gab es einen wichtigen Meilenstein für die Entwicklung des Unternehmens: Billomat fusionierte mit aifinyo AG und kann ab sofort den Kunden zahlreiche Finanzierungsmöglichkeiten wie Finetrading und Factoring und vieles mehr anbieten. 

Billomats Erfolg ist auch im Kundensupport spürbar: Mit mehreren tausend Kunden häufen sich die Supportanfragen. Da es sich bei Buchhaltungsthemen um durchaus sensible und mitunter komplizierte Anliegen handelt, wollten sich die Mitarbeiter aus dem Support entsprechend viel Zeit nehmen. Dennoch bestimmten vor allem repetitive First-Level-Fragen den Alltag und ließen für andere wichtige Aufgaben des Kundensupports weniger Zeit. 

Die Herausforderung

Es war klar: Eine Lösung musste her! Billomat stellte sich die Frage: Wie können wir unsere Kollegen im Support entlasten bei gleichbleibender oder sogar steigender Qualität? Können wir die vielen wiederkehrenden Fragen zu den gleichen Themen auf First-Level-Niveau auslagern? 

Die Antwort: Ein Chatbot muss her! Nach intensiver Suche nach einem KI-basierten Tool, speziell für den Kundenservice und das den hohen Ansprüchen von Billomat gerecht wird, wurde klar: So ein Produkt gibt es nicht. Grund genug, es selbst zu bauen!

Der Erfolg in Zahlen

Der Einsatz des Chatbots wirkt sich bei Billomat auf einige Unternehmensbereiche aus und gibt Kunden eine nachhaltig positive Benutzererfahrung. In einem ersten Resümee des Chatbots kristallisierten sich vor allem diese Vorteile heraus:

• First-Level-Kundenanfragen auslagern: aifinyoCHAT übernimmt repetitive Aufgaben, beantwortet häufig gestellte Fragen und automatisiert Routinetätigkeiten, sodass Support-Teams mehr Zeit für komplexe Anfragen haben.
• Rund um die Uhr Verfügbarkeit:   Ein Chatbot wie aifinyoCHAT ist jederzeit verfügbar. 
• Schnelle Reaktionszeit: aifinyoCHAT bearbeitet Anfragen sofort und liefert Echtzeit-Antworten. Die kurze Wartezeit der Kunden stärkt auch deren Zufriedenheit.
• Skalierbarkeit: aifinyoCHAT kann eine große Anzahl von Anfragen gleichzeitig bearbeiten, ohne zusätzliches Personal zu erfordern. Das ermöglicht Unternehmen, ihre Support-Kapazitäten flexibel anzupassen.

Die Aussicht

“Es ist ein sagenhaftes Gefühl, wenn aus einer fixen Idee für ein Problem die Lösung für alle wird.” 

Die Billomatkunden nehmen den KI-Chatbot gut an – sogar so gut, dass der Telefonsupport mittlerweile eingestellt werden konnte. Ihre neu geschaffene Zeit – der manuelle Aufwand sank um 68 Prozent – verwenden die Kollegen aus dem Support nun für individuelle und intensive Kundenbetreuung von Key Accounts. Zudem wurden neue Arbeitsbereiche geschaffen: Ein Fokusteam prüft täglich die Antwortqualität und den Ausbau der Wissensdatenbank, um den Chatbot noch besser zu machen.